事前設定不要で、1件15分の手入力を1分未満に！新規BPO案件を迅速に立ち上げ

旅行業（海外・国内・訪日外国人旅行の企画・販売）をはじめ、地域活性化事業や官公庁・自治体向けBPO事業など、多岐にわたるソリューションを展開する株式会社阪急交通社様。

同社は新たに受託した自治体等からの審査業務において、「SmartRead」を導入されました。スピード立ち上げが至上命題となるBPO案件において、いかにして「SmartRead」を選定し、圧倒的な業務効率化を実現したのか、ご担当者様にお話を伺いました。

導入に至った背景

新規BPO案件の獲得と、立ち上げスピードの壁

自治体等からの新規BPO案件を獲得したタイミングで、郵送で届く手書き申請書類のデータ化（エクセル化）および審査業務への対応が必要となりました。BPO案件では受託から運用開始までの「立ち上げスピード」が強く求められます。そのため、従来のOCRシステムのように詳細な定義設定やシステム設計に時間を取られることなく、即座に現場へ導入できるAI-OCRシステムを探していました。

カスタマーリレーション事業部 埼玉予約センター　佐藤氏（左）　赤間氏（右）

導入の決め手

コストと操作性のバランス、そして実運用に即した提案

選定にあたっては他社のOCRシステムも比較検討しましたが、精度の高い製品は導入コストが高額であり、初期設定などのハードルも高く「現場で本当に使いこなせるか」という懸念がありました。また、OCRには定型・非定型など様々なタイプがあり、要件に合致する製品の選定に難航していたうえ、手書き文字の読取精度をカタログスペックだけで判断することに不安を感じていました。

そのような中で問い合わせをしたところ、Cogent Labsの担当者が親身に業務フローをヒアリングし、実運用に即した提案をしてくれたことで、安心して導入を決断できました。コスト面と操作性のバランスが良く、抱えていた不安をすべて払拭できたことが決め手です。

カスタマーリレーション事業部 埼玉予約センター　佐藤氏（左）　赤間氏（右）

実際の運用と評価

テンプレート作成不要。「表抽出機能」で即日戦力に

導入後の率直な感想として、「導入ハードルの低さ」と「即戦力としての実力」に驚きました。通常、OCRツールを導入する際はテンプレート作成などの設定に時間を取られますが、SmartReadはその工程を大幅に短縮できました。特に「表抽出機能」の精度が非常に優秀で、面倒な設定作業に時間を取られることなく、導入直後から即戦力として稼働できました。

現在は、紙書類をスキャンしてSmartReadに取り込み、アップロードするだけで、高精度に読み取られた結果をExcel形式で受け取っています。読み取り後にデータの修正や加工が発生するため、画像データではなくあえてExcel出力を選択し、最終的に指定のエクセル様式に貼り付けて納品用データとして仕上げる運用を行っています。専門知識がなくてもすぐに稼働でき、修正しやすいExcelでデータ出力ができる点は、現場の業務フローに完全にフィットしています。

カスタマーリレーション事業部 埼玉予約センター　赤間氏

導入の効果

入力時間を「実質ゼロ」へ。審査スピード向上で行政サービスにも貢献

SmartReadのAI-OCR技術を活用したことで、現場で行う作業は「書類のスキャン（1件1分未満）」のみとなり、最も負担の重い手入力作業自体を『実質ゼロ』にすることに成功しました。

繁忙期には月間で約70件の申請書類を処理しますが、人の手による入力作業が実質的に『ゼロ』になったことで、その分のリソースを審査やWチェックなどの『判断業務』に集中させることができています。

さらに大きな成果として挙げられるのが、審査スピードの向上により、申請者への迅速な対応を実現できた点です。入力工程をSmartReadで自動化したことによって、申請受領から処理完了までの時間を大幅に短縮し、行政サービスの品質向上という観点でも貢献できていると考えています。

今後の活用展望について

安定稼働の実績を武器に、他のBPO案件への横展開を目指す

現状、当初懸念していた読み取り精度の問題や大きなトラブルは発生しておらず、エラー時のリカバリー手順も確立できているため、非常に安定した状態で業務を遂行できています。

現時点での機能不足はまったく感じておらず、非常に満足しています。今後の展望としては、今回の立ち上げスピードと工数削減の成功事例をモデルケースとし、「他のBPO案件への横展開」に進めていきたいと考えています。

Cogent Labsのサービスには、今後もBPO業務における『データ化業務の第一の選択肢』であり続けてほしいと期待しています。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。